Die Konten der Passiven (die zweite Kontenklasse der Bilanz), zeigen Gelder und Werte auf, die nicht der Firma gehören. Dazu gehören unter anderem Schulden, Kredite oder offene Rechnungen. Im Prinzip stehen die Passiven für das Geld anderer Leute oder Firmen. Sie bilden das Gegenstück zu den Aktiven.

Etwas erklärungsbedürftig sind die Passivkonten "Eigenkapital", "Privateinlagen" und "Privataufwand". In bestimmten Bereichen ist es ratsam eine Trennlinie zwischen Privatem und Geschäftlichem zu ziehen. Dazu gehört auch der Bereich der Finanzen. Die Buchhaltung betrifft grösstenteils den geschäftlichen Teil. Die Privatperson tritt nun an wenigen Stellen zum Vorschein. Sie erscheint dort, wo Konten den Austausch von privatem und geschäftlichem Geld aufzeigen.

Als Privatperson bringen wir Geld in die Gründung unserer neuen selbstständigen Existenz ein. Dieses Geld wird als Eigenkapital (Kapital des Eigentümers) bezeichnet. Es ist quasi das Geld, das die Firma der Privatperson "schuldet". Damit die Rechnung aufgeht (d.h. die Aktiven und Passiven insgesamt im Gleichgewicht bleiben), muss dieses Geld auf der Seite Aktiven auf das Bankkonto gebucht werden und auf Seite der Passiven auf das Eigenkapital.

Die beiden Konten Privateinlagen und Privataufwand sind zwei verschiedene Seiten der gleichen Medaille. Die Privateinlagen stehen für Geld, das aus der Privatkasse in das Geschäft geflossen ist. Es wird immer wieder vorkommen, dass man bestimmte Dinge aus der Privatkasse bezahlt (z.B. weil man die Geschäfts-EC-Karte vergessen hat). Diese Zahlungen werden über die Privateinlagen gebucht. Auf der anderen Seite steht das Konto Privataufwand für Geld das vom geschäftlichen in der privaten Bereich fliesst. So wird der Lohn über dieses Konto gebucht (das gilt so nur für Einzelfirmen. Bestimmte Rechtsformen wie GmbH und Aktiengesellschaften besitzen ein Lohnkonto in der Kontenklasse Aufwand).

Tipp!

Es ist sinnvoll, wenn man ein Bankkonto für das Geschäft eröffnet und ein weiteres für das Private. Sehr praktisch sind auch separate EC-Karten, da man so geschäftliche Dinge direkt über die Geschäfts-EC-Karte bezahlen kann – die Kärtchen kosten ja nicht alle Welt. Die EC-Zahlungen werden von der Bank sauber aufgelistet und können gleich als Beleg benutzt werden.

Die Trennung der Bankkonten macht die Buchhaltung einerseits einfacher und übersichtlicher, weil der Kontostand des Geschäftskontos auf der Bank direkt mit dem Bankkontostand in der Buchhaltung übereinstimmt. Andererseits läuft man nicht so leicht Gefahr geschäftliches Geld für private Zwecke auszugeben. Bei nicht getrennten Konnten kann es leicht passieren, dass man auf der privaten Seite „überzieht“, weil die Trennlinie zwischen Geschäftlichem und Privatem nicht so klar ersichtlich ist. Das Ganze wird dann gefährlich, wenn man Kredite auf der geschäftlichen Seite aufgenommen hat.

Es ist auch empfehlenswert nicht ständig, wahllos Geld aus dem Geschäft für den Privatgebrauch zu entnehmen, sondern mehr oder weniger regelmässig (jeden Monat, alle zwei Monate) einen festen Betrag vom Geschäftskonto auf das Privatkonto zu transferieren. Am Anfang ist das noch unregelmässiger, pendelt sich aber mit etwas gutem Willen mit der Zeit auf einem bestimtmen Betrag ein.

Anmerkungen

• Die angesprochene Trennung von Geschäfts- und Privatvermögen dient bei einem Durchschnittsfreelancer nur der Uebersicht – rechtlich gesehen sind beide Eins (das gilt so beispielsweise für Einzelfirmen, aber nicht für eine GmbH oder Aktiengesellschaft. Bezüglich Rechtsformen konsultieren Sie am besten entsprechende Fachliteratur und/oder Ihren Treuhänder).
• In der Regel werden Beträge in den Passiven auf der Haben-Seite gebucht. D.h. es wird Geld von den Passiv-Konten "genommen". Daraus folgt, dass die Saldi von Passiv-Konten in der Regel negativ sind.
• Ein Buchhalter oder Treuhänder wird mit an Sicherheit grenzender Wahrscheinlichkeit nie von negativen Passiven sprechen. Er spricht von einem Haben-Saldo der Passiven. Möglicherweise spricht er auch einfach nur von einem Saldo, weil für Ihn absolut klar ist, dass es sich nur um einen Haben-Saldo handeln kann. In der Buchhaltung wird nahezu nie von Vorzeichen gesprochen, sondern immer nur von Soll-Saldi od. von Haben-Saldi. Beachten Sie bitte, wenn Sie mit einem Buchhalter oder Treuhänder sprechen und ihm mitteilen, dass der Saldo Ihrer Passiven negativ sei, dass er das falsch (genau umgekehrt) interpretieren könnte.

Die Erträge bilden die erste der zwei Kontenklassen, die für die Erfolgsrechnung wichtig sind. Ueber die Ertragskonten werden alle Einnahmen für Dienstleistungen und Verkäufe verbucht - d.h. hier fliesst das Geld in die Firma.

Anmerkung

Die Summe aller Erträge ergibt den Umsatz.

Unter den Erträgen findet sich auch noch ein spezielles Konto Debitorenverlust. Unbezahlte Rechnungen (d.h. nie bezahlte Rechnungen) werden über dieses Konto gebucht - allerdings den normalen Ertragsbuchungen entgegengesetzt auf der Soll-Seite. Unbezahlte Rechnungen sind ertragsmindernd - man hat eine Arbeit geleistet und keinen Gegenwert erhalten.

Anmerkungen

• In der Regel bucht man Beträge in den Ertragskonten auf die Haben-Seite. Die Eselsbrücke lautet hier, dass man den Kunden das Geld weg nimmt. Wenn wir uns an unsere „Soll=Drauf, Haben=Weg“-Regel berufen und den Saldo der Ertragskonten berechnen, dann ergibt das einen negativen Saldo. Das ist etwas gewöhnungsbedürftig, da Zahlen kleiner Null automatisch als schlecht bewertet werden. Bei den Erträgen ist ein negativer Saldo bzw. ein Haben-Saldo jedoch gut und wünschenswert.
• Auch hier würde ein Buchhalter nie von einem negativen Ertrag sprechen. Er weiss, dass bei den Ertragskonten ein Haben-Saldo stehen sollte und lässt das Vorzeichen auch hier weg (siehe Erläuterung zu den Passiven).

Tipp

Die Gliederung der Ertragskonten sollte auf die persönlichen Bedürfnisse angepasst werden. Es kann durchaus sinnvoll sein, z.B. für Festpreis-Projekte ein eigenes Ertragskonto und für Projekte nach Aufwand ein anderes zu führen. So kann man auf den ersten Blick erkennen, wie sich die Einnahmen aufgliedern. Auf der anderen Seite kann eine zu feine Konten-Gliederung unübersichtlich werden. Es gilt hier einen gesunden Kompromiss zu finden.

Die zweite Kontenklasse der Erfolgsrechnung - die Aufwände - stehen für die Kosten der Firma - d.h. hier fliesst das Geld aus der Firma. Unter den Aufwänden finden sich Konten für die Miete, die AHV-Beiträge, Büromaterial (Papier, Heftklammern, Tintenpatronen), Fachliteratur (Bücher, Magazine), Versicherungen, Hard- u. Softwareunterhalt bzw. -Kosten. Aber auch Bankzinsen, der Internet-Zugang, Verluste aus Wechselkursen, Spenden, das Honorar für den Treuhänder (Konto Buchführungshonorare) gehören in diese Kontenklasse.

Anmerkung

Kosten ist ein geläufiges Synonym für Aufwand oder Aufwendungen.

Tipp

Viele Konten in diesem Bereich sind für alle Firmen gleich (Miete, Strom, Büromaterial). Jedoch sollte man sich durchaus Überlegungen zur Gliederung in gewissen Bereichen machen. So mag es interessant sein, Hard- und Softwarekosten getrennt vom Internet-Zugang zu führen. Vielleicht möchte man ja auch die Hosting-Kosten getrennt von den Zugangskosten im Auge behalten? Ein anderer sagt sich jedoch : "Für mich ist das alles EDV-Aufwand" und macht dafür nur ein Konto.

Anmerkung

Beträge werden praktisch immer auf die Soll-Seite der Aufwandskonten gebucht. Die Aufwandskonten symbolisieren unsere Ausgaben in der Buchhaltung.