Buchungen

Eine Buchung beschreibt meistens eine Bewegung von Geld oder Wert. Eine Buchung hat immer ein Quell- und ein Zielkonto. Der Saldo des Quell-Konto nimmt um den Betrag (Geld oder Wert) der Buchung ab und der Saldo des Zielkonto um den gleichen Betrag zu. D.h. der Betrag wird auf dem Quellkonto auf der Haben-Seite und auf dem Zielkonto auf der Soll-Seite gebucht (Haben-Haben- sowie Soll-Soll-Kombinationen können nie vorkommen).

Eine typische Buchung besteht aus folgenden Angaben...

  • Datum
  • Beleg-Kennzeichnung (Nummer oder Text)
  • Beschreibung
  • Ziel-Konto (Soll-Konto)
  • Quell-Konto (Haben-Konto)

Anmerkung

Je nach Buchhaltungsprogramm und Anforderungen der Firma an die Buchhaltung, kann es zu einer Buchung noch eine Reihe weiterer Attribute geben. Dies könnten unter anderem Codes für Kostenstellen und/oder Mehrwertssteuer?codes sein.

Buchungssatz

Die Kommunikation über Buchungen wird durch den Buchungssatz geregelt. Das ist eine allgemeingültige Konvention, die sich in der Buchhaltung eingebürgert hat. Sie lautet...

Soll an Haben

D.h. dass man immer zuerst das Soll-Konto (Zielkonto), dann das Wort „an“ und abschliessend das Haben-Konto (Quellkonto) nennen soll. Dieser Konvention wird man überall, wo es um Buchhaltung geht, begegnen - also auch beim Treuhänder, wenn man über Buchungen spricht. Im Schriftlichen schlägt sich diese Konvention darin nieder, dass immer links das Soll-Konto und rechts das Haben-Konto steht.

In gewisser Hinsicht ist diese Konvention etwas unglücklich, da dem Laien das Wort "an" im Buchungssatz suggeriert, dass der Geldbetrag vom erstgenannten an das zweitgenannte Konto übertragen wird. Es ist jedoch genau umgekehrt. Der Buchungssatz "Bank an Kasse" bedeutet, dass aus der Kasse (Bargeldkasse, Geldbeutel) Geld auf das Bankkonto eingezahlt wurde. Der Buchungssatz "Büromaterial an Kasse" bedeutet, dass aus der Kasse Geld genommen wurde, um damit Büromaterial zu bezahlen.

Belege

In einer Buchhaltung muss nahezu jede Buchung belegbar sein (z.B. Kassenzettel, Bankbeleg, Kreditkartenabrechnung, Rechnung, Quittung).

Wichtig Keine Buchung ohne Beleg!!!
Natürlich relativiert sich das bei kleineren Beträgen. Wenn zum Beispiel der Kassenbeleg für die Büroklammern einmal fehlt, dann ist das in der Regel nicht so tragisch. Fehlen Belege aber häufiger, dann wird es kritisch – bei grösseren Beträgen sowieso. Ich nehme an, dass sich daraus rechtliche Konsequenzen ergeben könnten. Probleme mit dem Steueramt gibt es aber sicher.
In einem Buchhaltungsprogramm müsste eine eigene Spalte oder ein Feld für Belegnummern zu Verfügung stehen. Jeder Beleg bekommt eine eigene eindeutige Nummer, die man auf dem Beleg selbst notiert, sowie in der Spalte/dem Feld "Beleg" der Buchung einträgt.

Tipp

Kleine Zettel heftet man am Besten auf ein A4-Blatt und legt diese mit zusammen mit den grösseren Belegen in einem eigenen Buchhaltungsordner?? ab. Für jedes Jahr verwendet man einen eigenen Ordner.

Ein gutes Buchhaltungsprogramm kann automatisch Belegnummern erzeugen, welche noch nie für einen anderen Beleg benutzt wurden. So wird die Nummernvergabe zum Kinderspiel. Es sind aber auch andere Belegkennzeichnungssysteme denkbar - z.B. Kombinationen von Buchstaben und Ziffern.